Dématérialisation du dossier individuel de l'agent

Références :

• Code des relations entre le public et l'administration
• Code général de la fonction publique - Articles L137-1 à L137-4
• Décret n° 88-145 du 15 février 1988
• Décret n° 2008-512 du 29 mai 2008
• Décret n° 2011-675 du 15 juin 2011
• Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique

Pour favoriser la modernisation de la gestion des ressources humaines, la fonction publique reconnaît la pertinence d'un dossier individuel électronique.

Les principes de gestion

Le dossier du fonctionnaire ou de l'agent contractuel peut être dématérialisé, c'est-à-dire créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, dans les conditions prévues par le décret n°2011-675 du 15 juin 2011.

Les modalités de dématérialisation doivent être fixées par arrêté ou décision de l'autorité territoriale, après avis du comité technique, qui doit être informé des systèmes d'information et procédés utilisés.

Doivent être précisés :

• la liste des documents et les catégories de personnels concernés
• le calendrier de mise en oeuvre de la dématérialisation
• les règles de gestion des habilitations

Il est obligatoire de recourir à des fonctions de sécurité et d'interopérabilité conformes aux règles techniques en vigueur.

Si le dossier contient à la fois des supports papier et électroniques, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des deux supports. Le dossier individuel est en effet par principe unique.

L'autorité territoriale doit délivrer une habilitation à chaque agent chargé de la gestion des dossiers dématérialisés ; elle doit préciser sa durée, ainsi que les documents et les types d'opérations autorisées.

Des habilitations peuvent également être délivrées, dans les limites de leur champ d'intervention, à des tiers, notamment à des représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.

En cas de mobilité de l'agent, l'autorité territoriale d'origine continue à gérer le dossier dématérialisé ; l'autorité d'accueil lui transmet sans délai les documents qu'elle établit.

Lorsque le lien est rompu avec l'administration d'origine :

• le dossier est transféré à l'administration d'accueil sous forme dématérialisée
• ou, si celle-ci ne pratique pas la gestion dématérialisée, le dossier fait l'objet d'une copie papier conforme, puis est transmis à l'administration d'accueil.

Le dossier électronique est alors détruit, dans le délai prévu par l'arrêté ou la décision qui a fixé les modalités de gestion des dossiers dématérialisés dans la collectivité.

Le contenu et le classement

Pour les dossiers individuels gérés sur support électronique, une nomenclature de classement est définie par l'arrêté du 21 décembre 2012.

Cet arrêté fixe les règles relatives à la composition et à la conservation des documents dans le dossier électronique.

La conservation et la communication

Lorsque le dossier est dématérialisé, le décret n°2011-675 du 15 juin 2011 précise qu'il est, au terme de sa durée d'utilité administrative, soit définitivement archivé dans un service public d'archives, soit éliminé sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par l'article L137-4 du CGFP.

Les principes d'accès aux dossiers dématérialisés respectent la loi sur l'accès aux documents administratifs et la loi informatique. Les agents dont le dossier est dématérialisé sont donc informés des modalités pratiques de consultation et, notamment, des coordonnées de l'autorité locale auprès de laquelle ils peuvent exercer leur droit d'accès et de rectification.