Le dossier individuel de l'agent

Références :

  • Loi n° 78-753 du 17 juil. 1978
  • Articles 18 et 19 de la Loi n°83-634 du 13 juil. 1983
  • Article 136 de la Loi n°84-53 du 26 janv. 1984 et ses décrets d'application
  • Décrets n°88-145 du 15 fév. 1988, n°2008-512 du 29 mai 2008 et n°2011-675 du 15 juin 2011.

Le principe

L'autorité territoriale est tenue de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire (art. 18, loi du 13 juil. 1983).

Cette obligation s'applique également aux stagiaires et aux agents contractuels.

L'existence d'un dossier individuel constitue une garantie pour les agents qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur égard l'autorité ayant pouvoir de nomination et pouvoir disciplinaire.

La communication du dossier individuel est obligatoire avant toute mesure prise en considération de la personne, que cette mesure ait ou non un caractère disciplinaire.

La composition du dossier

Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, depuis son recrutement jusqu'à sa radiation des cadres.

Il n'existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel. Tous les documents qui se rapportent à la situation administrative de l'agent, et ceux-ci seulement, doivent s'y trouver, à l'exception de certains documents médicaux. Sous cette réserve, il ne peut exister de dossier séparé. La constitution d'un second dossier pour la conservation de certains documents est illégale (documents officieux, sanctions effacées ou amnistiées, etc.).

Les mentions interdites et les actes administratifs à verser au dossier

Principe de non discrimination

Est interdite toute mention faisant état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé (art. 18, loi du 13 juil. 1983).
Cependant, dans l'optique de la gestion quotidienne du dossier et pour pouvoir prendre des décisions au vu de justificatifs, les autorisations d'absence liées à un mandat syndical, à un engagement politique ou à des fêtes religieuses, les décharges d'activité de service peuvent figurer au dossier à titre temporaire.
Ces éléments ne doivent pas nuire à la carrière de l'agent et en aucun cas être pris en compte à l'occasion d'une sanction disciplinaire.
Toutefois ce principe n'empêche pas que soit versé au dossier individuel un document faisant état d'un fait à l'origine d'une sanction.
Exemple : en cas de manquement au devoir de réserve pour participation à une pétition dirigée contre l'autorité territoriale, le rapport préparatoire à la sanction disciplinaire peut mentionner le motif de l'engagement d'une procédure disciplinaire. En cas d'annulation de la sanction par le juge administratif, la mention des opinions ou activités politiques, philosophiques, etc... du fonctionnaire devra être immédiatement effacée du dossier.

Sanction amnistiée ou effacée

Est également interdite la mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées. (mais non des faits générateurs)

Actes administratifs à verser au dossier

A titre indicatif, figurent au dossier individuel :

  • Le ou les arrêtés portant : recrutement, avancement d'échelon ou de grade, mutation,
  • Le ou les arrêtés plaçant le fonctionnaire : en congé de longue maladie ou de longue durée, en détachement, en congé parental, en disponibilité, etc... puis portant réintégration dans le cadre d'emplois ou l'emploi à l'issue de la période accordée, à temps partiel ou en mise à disposition puis mettant fin à cette situation ; sanctions disciplinaires (à l'exception de l'avertissement), cessations de fonctions : licenciement, admission à la retraite, les fiches annuelles de notation et les comptes rendus annuels d'entretien professionnel

Documents préparatoires à verser au dossier

A titre indicatif également, le dossier comporte en outre :
Tous documents se rattachant à l'un ou l'autre des actes administratifs précités : diplômes, pièces d'état civil, extraits de procès-verbal du ou des jurys de concours, des commissions administratives paritaires ou des conseils de discipline, tableaux d'avancement et listes d'aptitude, demandes de mutation, de détachement, de congé parental, de mise à disposition, de temps partiel,... puis demandes de réintégration. Accords de l'autre collectivité concernée le cas échéant, lettre de mise en demeure (en cas d'abandon de poste), demande d'admission à la retraite ; les demandes de congés (annuels, de maladie, de formation,...) et d'autorisations d'absence.

Doivent figurer au dossier les attestations du CNFPT transmises à l'issue de chaque session de formation obligatoire.

Il peut également comporter un extrait du jugement de divorce ou de séparation de corps, des demandes particulières du fonctionnaire : révision de la notation, communication du dossier individuel, précompte au bénéfice de la caisse complémentaire de retraite ou d'une mutuelle, des recours, gracieux ou contentieux, une note de mise en garde de l'autorité territoriale avant ouverture d'une procédure disciplinaire, etc.

Tenue du dossier

Principe général

Le dossier du fonctionnaire ou de l'agent contractuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité (art. 18 loi n°83-634 du 13 juil. 1983 ; art. 136 loi n°84-53 du 26 janv. 1984, et art. 1er-1 décret n°88-145 du 15 fév. 1988).

Il peut être géré sous forme papier ; il peut également être dématérialisé, c'est-à-dire créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, dans les conditions prévues par le décret n°2011-675 du 15 juin 2011 (art. 18 loi n°83-634 du 13 juil. 1983).

Les modalités de dématérialisation doivent être fixées par arrêté ou décision de l'autorité territoriale, après avis du comité technique, qui doit être informé des systèmes d'information et procédés utilisés.

Doivent être précisés (art. 9 et 6 décret n°2011-675 du 15 juin 2011) :

  • la liste des documents et les catégories de personnels concernés
  • le calendrier de mise en ½uvre de la dématérialisation
  • les règles de gestion des habilitations

Il est obligatoire de recourir à des fonctions de sécurité et d'interopérabilité conformes aux règles techniques en vigueur (art. 7 décret. n°2011-675 du 15 juin 2011).

Si le dossier contient à la fois des supports papier et électroniques, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des deux supports.

Le dossier individuel est en effet par principe unique (art. 1er et 2 décret. n°2011-675 du 15 juin 2011).

L'autorité territoriale doit délivrer une habilitation à chaque agent chargé de la gestion des dossiers dématérialisés ; elle doit préciser sa durée, ainsi que les documents et les types d'opérations autorisées.

Des habilitations peuvent également être délivrées, dans les limites de leur champ d'intervention, à des tiers, notamment à des représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire (art. 6 décret n°2011-675 du 15 juin 2011).

En cas de mobilité de l'agent, l'autorité territoriale d'origine continue à gérer le dossier dématérialisé ; l'autorité d'accueil lui transmet sans délai les documents qu'elle établit.

Lorsque le lien est rompu avec l'administration d'origine (art. 8 décret n°2011-675 du 15 juin 2011) :

  • le dossier est transféré à l'administration d'accueil sous forme dématérialisée
  • ou, si celle-ci ne pratique pas la gestion dématérialisée, le dossier fait l'objet d'une copie papier conforme, puis est transmis à l'administration d'accueil. Le dossier électronique est alors détruit, dans le délai prévu par l'arrêté ou la décision qui a fixé les modalités de gestion des dossiers dématérialisés dans la collectivité.

Classement

Pour les dossiers individuels gérés sur support électronique, une nomenclature de classement est définie par un arrêté du 21 décembre 2012.

Cet arrêté fixe les règles relatives à la composition et à la conservation des documents dans le dossier électronique.

Les différents documents figurant au dossier individuel des fonctionnaires peuvent être classés dans un ordre purement chronologique. Mais rien n'interdit :

  • de diviser le dossier en plusieurs parties (ex. : renseignements personnels, carrière, discipline, congés,...),
  • de distinguer entre le corps du dossier (ex. : arrêté portant avancement de grade ou sanction) et ses annexes (procès-verbal de la CAP et tableau d'avancement ou dossier disciplinaire),
  • de séparer les éléments essentiels au suivi de la carrière (recrutement, notation, avancement,...) et les documents à caractère temporaire (certificats médicaux, demandes de congés, certificats de scolarité,...).

Ces derniers font alors l'objet d'une numérotation par année. Dans tous les cas, chaque document doit donc être numéroté par ordre d'introduction dans le dossier, puis classé, éventuellement dans l'une de ses parties. Un bordereau listant dans l'ordre chronologique la totalité des documents composant le dossier, associés chacun à un numéro de pièce peut figurer en tête du dossier.

Cas particulier du dossier médical
« Il doit être divisé en deux parties en raison des règles de communication des documents administratifs à caractère médical : une partie figure au dossier individuel. Elle comprend les documents fournis par le fonctionnaire lui-même, l'autre partie demeure sous la garde du médecin du service de médecine professionnelle prévention (expertises, examens, diagnostics)

La communication du dossier

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi (art. 18 loi n°83-634 du 13 juil. 1983).

Cet accès :

  • est organisé par le code des relations entre le public et l'administration ;
  • est spécifiquement prévu dans le cadre de la procédure disciplinaire (art. 19 loi n°83-634 du 13 juil. 1983). Le droit à communication du dossier individuel n'est alors pas détachable de cette procédure.
  • se fait, lorsque le dossier est géré sur support électronique, dans les conditions fixées par le décret n°2011-675 du 15 juin 2011

Tout refus de communication doit être motivé (art. L. 311-14 du code des relations entre le public et l'administration).

L'agent peut à tout moment demander, par écrit, à consulter son dossier. Il n'a pas à motiver sa demande.

En cas de dématérialisation de son dossier, il est informé des conditions dans lesquelles il peut faire valoir ses droits en matière de traitement des données personnelles.

En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, la demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.

L'agent peut demander la rectification d'une information, le retrait ou l'ajout d'un document à son administration, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.

Un agent peut ainsi par exemple demander le retrait de son dossier d'une lettre faisant état d'un mandat syndical.

En revanche, un compte-rendu d'entretien entre l'agent et son supérieur hiérarchique concerne la situation administrative de l'agent et doit être versé dans son dossier individuel. Il appartient à l'administration d'informer l'agent que ce document est versé à son dossier. L'agent ne peut pas en demander le retrait, ni la destruction.

L'agent peut demander la copie de son dossier. Si le dossier est sur support électronique, la copie lui est fournie :

  • par envoi à son adresse électronique professionnelle ou par remise d'un support numérique,
  • ou par remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.

La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais l'agent peut emporter la copie de son dossier pour le consulter chez lui.

« Tout agent (physique) justifiant de son identité peut exiger du responsable d'un traitement qu'il rectifie, complète, mette à jour, verrouille ou efface les données le concernant qui seraient inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation sont interdites. »

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